Москва и область: +7 (499) 653-60-72 Доб. 355
Санкт-Петербург: +7 (812) 426-14-07 Доб. 525

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока. Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:

+7 (499) 653-60-72 Доб. 355
Москва, Московская область

+7 (812) 426-14-07 Доб. 525
Санкт-Петербург

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Что такое первичные бухгалтерские документы

Хранение и уничтожение бухгалтерских и налоговых документов

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей? Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов По подсчетам специалистов, большую часть документов компании составляют бухгалтерские документы — на них приходится до 80 процентов всего документооборота.

И именно они являются самой опасной зоной риска для руководства и других ответственных лиц, когда на пороге появляются представители контролирующих органов. Для того чтобы визиты таких гостей обходились без лишней паники, следует навести порядок в архиве и подкрепить свою уверенность знанием основных законов, касающихся вопросов хранения бухгалтерских документов.

Общий порядок хранения документов включая бухгалтерские установлен архивным законодательством. В частности, речь идет о трех основных нормативных актах: Федеральном законе от Аналогичное требование содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июля г.

Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве не менее четырех лет. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей в том случае, если иное не предусмотрено законодательством. Кроме того, до сих пор действует документ, принятый приказом Минфина СССР в году, — Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в соответствии с перечнем типовых документов п.

В настоящий момент в архивной практике в основном используется указанный выше Перечень типовых управленческих архивных документов года. Он представляет собой упорядоченный список документов со сроками их хранения. С его помощью даже новичок может определить сроки хранения бухгалтерских документов по трем перечням.

Это в значительной мере ускоряет процесс поиска нужной статьи перечня, но не отменяет необходимость общего ознакомления с правилами пользования документа. Более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи. Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету.

Например, исчисление срока хранения дел, составленных в г. Где лучше хранить бухгалтерские документы Первый способ сохранить документы — организовать собственный архив. При этом нужно помнить, что он предъявляет строгие требования к созданию архивохранилища, выполнить которые под силу не каждой фирме. Обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности.

Для избежания преждевременного выцветания документов в хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи. С целью предотвратить попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери. Если руководство компании приняло решении о создании собственного архива, необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве.

Она позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов. Важно помнить, что, как правило, выдача бухгалтерских документов из архива компании сотрудникам других структурных подразделений допускается только с разрешения главного бухгалтера. Внеофисное хранение документов — альтернативный способ хранения документов, который заключается в привлечении ресурсов профессиональной архивной компании.

Поскольку документы хранятся в территориально распределенном архиве за пределами офиса третьей стороны, то это увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств или незаконного проникновения на территорию офиса. Обычно архивные компании предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами. Для сотрудников компании офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.

Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. В некоторых случаях решающим фактором становятся требования службы безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы профессиональных компаний.

Процедура уничтожения: избавляемся от ненужных документов Как правило, бухгалтерский документ считается ненужным, если сроки его хранения истекли. Правда, в исключительных случаях например, во время судебных разбирательств в интересах компании сохранять некоторые бухгалтерские документы свыше установленных законом сроков. За консультацией о том, какие документы подлежат выделению к уничтожению, а какие следует придержать на архивных полках, лучше обратиться к специалистам архивных компаний, которые каждый день сталкиваются с практикой уничтожения бухгалтерских документов.

Итак, первым шагом является создание экспертной комиссии ЭК , члены которой занимаются отбором и подготовкой документов для их передачи в архив, а также выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Согласно Примерному положению о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденному Приказом Росархива от 19 января г.

В том случае если организация является источником комплектования государственных муниципальных архивов, то уничтожение документов должно осуществляться только после согласования с соответствующими архивными органами. Другой важный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения могут быть выделены к уничтожению после того, как были составлены годовые разделы описей дел постоянного хранения.

Если документ постоянного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены с помощью документов временного срока хранения, то последние уничтожению не подлежат.

Большинство документов уничтожается с составлением соответствующего акта, унифицированной формы которого не предусмотрено однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты. Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт приемно-сдаточная накладная , в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным.

Проведение процедуры уничтожения бухгалтерских документов — от этапа проведения экспертизы ценности до физического уничтожения утилизации — возможно путем привлечения сотрудников профессиональных архивных компаний.

Как правило, услуга по выделению дел на уничтожение включает в себя все необходимые мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и реальной практикой организации. Если архив находится в запущенном состоянии, то предварительно рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Это способно не только сократить риски некорректного отбора документов и ошибочного их уничтожения, но и стать хорошим заделом на будущее в деле самостоятельного и правильного!

Штрафы за неправильное хранение и непредставление бухгалтерских документов На первые взгляд, наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусмотренное Кодексом административных правонарушений в размере от до руб.

Но перемножьте эти цифры на количество, например, потерянных документов, и вы получите итоговый размер штрафа с уже не столь безобидными несколькими нулями. При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может поплатиться штрафом до руб. Судебная практика доказывает, что понести незапланированные денежные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов.

В последние годы законодательные требования в этой сфере заметно ужесточились. Так, с года действуют новые поправки в НК РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и индивидуальных предпринимателей увеличился с 50 до руб. За несообщение сведений налоговому органу грозят выплаты до руб. В отдельных случаях за непредставление документов против нарушителя может быть возбуждено уголовное дело.

Например, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан налагается штраф в размере до руб. Согласно новой редакции статьи Действия или бездействия, повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, предполагают выплату штрафа в размере от до 10 руб.

С особым вниманием следует отнестись к хранению бухгалтерских документов, связанных с деятельностью отдела маркетинга и рекламы. При нарушении сроков хранения договоров на производство, размещение или распространение рекламы установлены штрафы для граждан в размере от до руб. К сожалению, для многих компаний именно запущенный архив становится горящей путевкой к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.

Что можно предпринять для того, чтобы минимизировать возможные денежные потери? Во-первых, при проведении комплексной архивной обработке и соблюдении процедуры выделения дел на уничтожение риски получить штраф снижаются многократно.

Во-вторых, в тех организациях, где была внедрена система электронного архива , потеря документов или их порча являются маловероятным развитием событий. Электронный архив документов, который представляет собой систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в нужный момент нужный документ всегда окажется под рукой.

Все семинары по теме Хранение документов, делопроизводство. Мой профиль Избранное Биллинг Личный блог. ОФД Мнения Пользовательское соглашение Правила использования материалов.

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Анастасия Шевченко. Завершаем бухгалтерский год. Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. О том, как организовать хранение первичных документов, как долго надо их хранить, а также как передать в архив и уничтожить, вы узнаете из этой консультации. Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел в соответствии с п. Номенклатура нужна, чтобы установить единый порядок формирования дел независимо от носителя информации , обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного, длительного свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно хранения.

Общий порядок хранения документов (включая бухгалтерские) установлен архивным законодательством. В частности, речь идет о.

Архивное хранение бухгалтерских документов

Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей? Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов По подсчетам специалистов, большую часть документов компании составляют бухгалтерские документы — на них приходится до 80 процентов всего документооборота. И именно они являются самой опасной зоной риска для руководства и других ответственных лиц, когда на пороге появляются представители контролирующих органов. Для того чтобы визиты таких гостей обходились без лишней паники, следует навести порядок в архиве и подкрепить свою уверенность знанием основных законов, касающихся вопросов хранения бухгалтерских документов. Общий порядок хранения документов включая бухгалтерские установлен архивным законодательством.

Хранение документов бухгалтерии

Большой частью потока бумажной документации являются бухгалтерские документы. Существуют определенные ограничения в сроках хранения бухгалтерской документации — документы постоянного и временного хранения. Ключевым моментом в этом случае является соблюдение законодательства Российской Федерации в обеспечении безопасных условий хранения документов бухгалтерского учета. Архивное хранение бухгалтерских документов регламентируется Федеральным законом от В Федеральном законе от 21 ноября г.

Рассмотрим подробнее оба варианта.

Бухгалтерские документы и их архивное хранение

Местом хранения первичной документации может быть отдельное помещение, сейф или шкаф. Например, для хранения бланков строгой отчетности должны использоваться сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. При наличии возможности для хранения документации организуется архив, в который передаются документы бессрочного и долгосрочного хранения, остальные документы могут храниться в бухгалтерии до момента их уничтожения. Представители малого предпринимательства, как правило, лишенные возможности организации архива, хранят документы в бухгалтерии в специально оформленных папках. Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив.

Первичные документы на предприятии: хранение, архивирование и уничтожение

Если вы поставили свою подпись внизу договора, значит вы с этим согласились, но вы в любой момент можете это прекратить. Подробнее о них для каждой программы расскажем далее.

Разделы 5-6 - повышение квалификации, профессиональная переподготовка. Договор мены квартир считается возмездным договором, отличающимся от иных возмездных гражданско-правовых договоров наличием встречного предоставления.

Таким образом можно достичь двух целей: выполнять обязанности по защите прав населения и поддерживать социальное спокойствие. Попечители и опекуны детей имеют право на социальные вычеты в денежном эквиваленте, в суммах, которые были уплачены по договорам пенсионного страхования.

Так, срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет Перечня № ; Письмо Государственной архивной службы от г. Сроки их хранения определены в Перечне № (см. табл.

Учитывается во внимание также нуждаемость беременной женщины в оказании помощи финансового характера. Даже если вы принесете чек об оплате лекарств, или вооружитесь показаниями очевидцев протекания вашей болезни - для нанимателя это не будет иметь никакого значения. В статье расскажем, как ее заполнить.

Что есть в доме и рядом с. Однако выполняют они свои обязанности не всегда, и за это их можно наказать, написав жалобу на бездействие сотрудников полиции. Закон о продаже энергетических напитков Энергетическими напитками называются продукты, которые обладают повышенными вкусовыми качествами и обладают тонизирующим и стимулирующим действием, по заверению производителя.

Например, если сотрудник проработал 5 лет на государственной службе, потом 5 лет работал в другой сфере, вернулся и проработал еще 5 лет, выслуга на тот момент у него будет только 10 лет, хотя общий рабочий стаж будет равен 15 годам.

Ранее собственники были обязаны отчитываться за некоторое свое имущество: жилое домовладение, квартиру, комнату и гараж. К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора (п.

Как уплачиваются выплаты в фиксированном размере в 2019 году. На все эти моменты, исковая давность оказывает непосредственное влияние. От совместного с ответчиком брака мы имеем малолетнего ребенка Иванова Александра Степановича, 4 января 2011 года рождения, который проживает вместе со мной и полностью находится на моем полном содержании. Если судебный процесс затягивается, существует правовой механизм ускорения рассмотрения дела. Условия такого страхования более расширенные, при этом гражданин может самостоятельно определить перечень необходимых ему услуг, а также медицинских учреждений, в которых он будет проходить лечение при наступлении страхового случая.

Для получения согласия, работники управляющей компании должны организовать общее собрание, на котором собрать подписи. Нарушается кровоснабжение рук и пальцев, приводит к слабости в руках и патологических последствиях. Да и лизинговая весьма криво смотрит на такой бизнес-план, а сдать в аренду без их согласия нельзя - они собственники по документам. При этом покупка 1 года стажа обойдется в 16896 гривен.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 (Москва)
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

Поделиться:
3 Комментария
  • Мефодий :

    Особенно если у тебя раны..

  • Станимир :

    Я это не гуглю, не пишу в соцсетях личными сообщениями, просто говорю в присутствии смартфона.

  • Владилена :

    Мал багуда онай емес мал мен мал боласын.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

Бесплатная консультация эксперта
+7 (499) 653-60-72 Доб. 355 — Москва и область
+7 (812) 426-14-07 Доб. 525 — Санкт-Петербург